Vuorovaikutus etänä ei synny ilman tahtoa ja taitoa

Etevä etäjohtaminen -podcastsarjan vieraana Jonas Rajanto, virtuaalifasilitaattori ja etäkokousmies Grape People -yrityksestä. (www.grapepeople.fi) Vakioääninä Jyväskylän ammattikorkeakoulun projektipäälliköt Hilkka Heikkilä ja Mirva Leppälä. Koronan alussa kaikki halusivat opetella kuumeisesti perustaidot ja tekniikan etäpalavereihin, jotta saatiin kokoukset jotenkin pyörimään. Vasta sen jälkeen päästiin etäkokoustamisen perustaan: psykologisen turvallisuuden ja sitoutumisen pohtimiseen. Turvallisen kokouksen pitämisessä pitää etukäteen miettiä miten edetään systemaattisesti. Onko käsiteltävä kysymys tai aihe oikea tässä tilanteessa ja koskeeko se kaikkia? Kun yhteinen ymmärrys on saavutettu, niin kerätään kaikki erilaiset ratkaisuideat. Näistä valitaan parhaat ja lopuksi sovitaan toimenpiteet jatkoa varten. Kun jokaista on kuultu prosessin aikana riittävästi, niin asiaan voi sitoutua, vaikka lopputulos ei olisi henkilökohtaisesti mieleinen. Luottamusta on vaikeampi rakentaa etänä. Jokainen henkilö etäpalaverissa on omassa todellisuudessaan ja edessä vaihtuu vain nimimerkit palaverista toiseen. Näyttää, tuntuu ja haisee ihan samalta palaverista toiseen. Helposti ihminen lähtee hakemaan vaihtelua jostain muusta kuten puhelimen selailusta tai sähköpostista. Tapaamisen tunnelmaa voi muuttaa haluttuun suuntaan käyttämällä esim. kirjautumismusiikkia. Tulijoille voi kertoa, että aloitamme kohta ja odotellessa voit kuunnella musiikkia hetken ja hengitellä ihan rauhassa. Muita helppoja aloitusmenetelmiä on tehdä sisäänkirjautumisdia, jossa kerrotaan milloin kokous alkaa ja pyydetään muutamaan kysymykseen vastauksia chattiin. Hyviä kysymyksiä ovat mm: mistä liityit tänään kokoukseen, miten päiväsi alkoi (asteikko 1–7), mitä odotuksia sinulla on. Osallistujat joutuvat tulemaan tietoiseksi omasta olostaan ja lukevat muiden vastauksia ja löytävät sieltä yhtymäkohtia ja eroja. Syntyy yhteinen todellisuus, yhteys ja luottamus alkaa kasvaa. Aikaa tähän ei mene kuin 4 minuuttia. Jos etävuorovaikutus ei ole millään tavalla viihteellistä, niin päivien palaveriputket ovat puuduttavia. Viihteellisyyden elementti tekee kokouksesta ainutlaatuisemman ja siitä jää tunne- ja muistijälki. Tietokoneen näyttö myös muistuttaa televisiota ja televisio on kouluttanut meidät odottamaan kiinnostavaa sisältöä, kun me katsomme ruutua. Siinä vaihtuu kuvakulma, on juoni ja draaman kaari. Televisiomaista vaikutusta voi rikkoa sillä, että tekee osallistumisesta vuorovaikutteisempaa tekemällä kyselyjä, jututtamalla chatissa tai laittamalla ihmiset pienryhmiin. Ääniviestejä kannattaisi käyttää enemmän. Niistä välittyy eri asiat kuin sähköpostissa ja ne ovat helpompia järjestää kuin palaverit. Äänen perusteella saa jo kuvan puhujasta ja se auttaa tutustumaan ja luottamaan ihmiseen. Usein se on myös nopeampi tehdä kuin esim. sähköposti. Sähköpostista pitää tarkistaa onko ymmärrettävä ja sopiva kaikille vastaanottajille. Ääniviestissä kuulee jo tauotuksesta ja äänenpainosta esim. epäröinnin, sanojen hakemisen ja tunnetilan. Palavereita pitäisi saada vähennettyä ja ihmisten pitäisi tosi tarkkaan miettiä mihin osallistuu. Älä mene mihin tahansa kokoukseen suin päin. Älä ajattele, että kunhan istun palaverissa, niin aika on hyvin käytettyä. Pitää uskaltaa vaatia palavereiden vetäjiltä tarkennusta kokouksen aiheesta, tarpeellisuudesta ja odotuksista osallistujille. Silloin pystyy itse myös valmistautumaan kokouksiin. Käynnistämällä keskusteluja palavereiden tarkoitukset kirkastuvat. Teksti: Hilkka Heikkilä, Jamk, 2023 Pohdinnat liittyvät Virtual Leaders - Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -projektiin, jota Jamk hallinnoi ja joka toimii Keski-Suomessa 1.9.2020 – 31.8.2023. jamk.fi/fi/projekti/virtual-leaders Rahoittaja: Keski-Suomen ELY-keskus, Suomen rakennerahasto-ohjelma, Euroopan sosiaalirahasto, Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020. Podcastien litteroinnit löytyvät bit.ly/podcastteksti