Virtuaalinen vuorovaikutus vaatii suunnittelua

Etevä etäjohtaminen -podcastsarjan vieraana Kati Lanu, modernin työelämän kehittäjä ja työyhteisövalmentaja Timanttia Consultingista (https://timanttia.fi/ ). Vakioääninä Jyväskylän ammattikorkeakoulun projektipäälliköt Hilkka Heikkilä ja Mirva Leppälä. Etänä toimiessa välillä mietityttää saanko viestini ja ideani perille ja ymmärsikö kaikki mitä halusin sanoa. Virtuaalisissa tapaamisissa meidän pitäisi kiinnittää huomiota enemmän siihen, miten aloitetaan tapaamiset. Napin painalluksella voi hyppiä palaverista toiseen, mutta ajatukset saattavat olla ihan muualla. Pienessä hetkessä meidän pitäisi pystyä kokoamaan mieli ja keho samaan hetkeen ja siirtää fokus siihen asiaan mihin ollaan liittymässä mukaan. Kokouksen järjestäjän tulisi rakentaa alkuun aikaa vapaamuotoiselle keskustelulle, jotta kokouksen virallisista asioista voitaisiin myöhemmin tehokkaammin keskustella. Ihmisillä on korkeampi kynnys puhua ja kertoa mielipiteitään virtuaalitapaamisissa, varsinkin jos ei tunneta toisia hyvin. Alun keskustelun ei tarvitse kestää kovin kauan. Jokaisella voi olla esim. minuutin puheenvuoro ja saa kertoa kuulumisista, onnistumisista tai vaikka minkä kirjan luki viimeksi. Tällä rakennetaan yhteenkuuluvuuden tunnetta, ja se taas vaikuttaa suorituskykyymme merkittävästi. Virtuaalisesti toimiminen vaatii enemmän järjestelmällisyyttä, systemaattisuutta ja suunnittelua. Meidän täytyy sanoittaa toimintaamme enemmän ja olla selkeämpiä. Myös myönteiset viestit (kiitos, kannustus, kehuminen) jäävät virtuaalisessa vuorovaikutuksessa helposti vähemmälle. Peukuttaa voi oikeastikin, mutta sen lisäksi reaktiot ja emojit on hyvä ottaa käyttöön. Virtuaalisessa vuorovaikutuksessa teemme tosi nopeasti tulkintoja, nopeammin kuin lähityöskentelyssä. Vuorovaikutus fyysisesti samassa tilassa on kokonaisvaltaisempaa ja havainnoimme kaikkia kehon liikkeitä. Huomaamme mikroilmeet ja pienet vihjeet siitä missä ja millaisia ajatukset ovat. Vuorovaikutuksessa, eritoten tunne- ja asenneviestinnässä 7 % on sanoja ja 93 % merkitys äänensävyillä, ilmeillä ja kehonkielellä. Miten me tuemme tuota 93 % digitaalisessa ympäristössä? Miten käytämme kirjallisessa viestinnässä eri tyylejä, sävyjä ja eleitä? Miten rikastamme vuorovaikutusta virtuaalisissa tapaamisissa? Jokaisen kannattaisi välillä pysähtyä tarkastelemaan omia kehonkielen vihjeitään ja toisten kommunikaatiosta tekemiään tulkintojaan. Opettelemme siis uutta kieltä; uusia tapoja toimia ja huomioida ja antaa palautetta virtuaalisesti. Tuhansia vuosia on pärjätty tutulla kehonkielellä ja vasta viimeisen kymmenen vuoden aikana olemme opetelleet digitaalista kehonkieltä. Työyhteisössä asioista puhuminen ja niiden sanoittaminen yhdessä synnyttää yhteisymmärrystä ja parantaa vuorovaikutustamme. Millaiset tyylit ja tavat tukevat viestintää ja mitkä sitä heikentävät? Kirjallisen viestinnän tyyliseikat (isot ja pienet kirjaimet, välimerkit) kuuluvat myös digitaaliseen kehonkieleen. Isot kirjaimet ja huutomerkkien viljely voi toisesta tuntua huutamiselta ja käskyttämiseltä. Katin vinkit digitaaliseen kehonkieleen - Pidetään kamerat päällä. Hyväksytään se, että ihmisiä tässä ollaan ja muut näkevät meidät fyysisissäkin palavereissa. Ollaan omia itseämme, eikä mitään kivikasvoisia uutistenlukijoita. - Sanoitetaan ajatuksia ja tekemisiä ja ilmaistaan itseämme vielä selkeämmin. Muistetaan kehua ja kiittää, ne unohtuvat helposti. - Ollaan hereillä. Ei tehdä liian nopeita tulkintoja vaan mietitään, kuunnellaan ja luetaan rauhassa. - Annetaan aikaa pohdinnalle virtuaalisissa tapaamisissa. Teksti: Hilkka Heikkilä, Jamk, 2023 Pohdinnat liittyvät Virtual Leaders - Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -projektiin, jota Jamk hallinnoi ja joka toimii Keski-Suomessa 1.9.2020 – 31.8.2023. jamk.fi/fi/projekti/virtual-leaders Rahoittaja: Keski-Suomen ELY-keskus, Suomen rakennerahasto-ohjelma, Euroopan sosiaalirahasto, Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020. Podcastien litteroinnit löytyvät bit.ly/podcastteksti