Digital ordning med Helena Nilsson

Erika intervjuar ordningskonsulten Helena Nilsson om digital ordning, t.ex. mail, filer, appar och bilder.

Sammanfattning

• System: Notion. Gratis för privat bruk. Man sätter upp ett personligt anpassat system där man kan bygga sidor som man vill, t.ex. att-göra-listor, receptsamlingar m.m. Man kan koppla ihop Gmail med Notion så att man till exempel skapar en uppgift i Notion att betala en faktura som man har fått på mail. Notion är ett system Helena rekommenderar men oavsett vilket system du väljer är det värdefullt att ha något system som kan avlasta huvudet och lita på att informationen dyker upp när du behöver den.
• Filer. Man tror att man måste sätta sig en vecka och lägga hela dagarna på att få ordning på sina filer men kan i stället göra så här:
  1. Gör en arkivmapp att stoppa allt i (om du inte redan har en bra struktur).
  2. Fundera på en ny struktur. Fundera på om du vill ha en bred eller djup struktur. En bred struktur har få mappar och nivåer = färre klick. Då är det viktigt med tydliga namn på filer. En djup struktur har fler nivåer av mappar i mappar = fler klick men lägre krav på tydliga filnamn. Tips från Building a second brain: Projects – pågående, tidsbegränsade projekt. Areas – livet, barnen, hälsan, ständigt pågående områden. Resources – intressen, recept m.m. Archive – arkiv för sällan använda filer.
  3. Varje gång du använder en fil – flytta den till den nya strukturen.
• Mail
  • Det är mycket vanligt att ha 3 000 olästa mail.
  • Vad gäller nyhetsbrev kan du skapa filter som söker på orden “unsubscribe” och “avprenumerera” och automatiskt lägger nyhetsbreven i en egen mapp så att de sorteras ut. Du kan också avprenumerera löpande när du får ett mail som du kommer fram till att du inte vill ha i framtiden. Sök sedan i inkorgen och radera allt från den avsändaren.
  • Du behöver inte lägga tid på att rensa fyra år tillbaka. Även här kan man göra en arkivmapp, kanske för allt som är mer än två månader gammalt.
  • Ta kontrollen över mailen i stället för att den ska plinga och styra över dig. Välj specifika tider att läsa mail och stäng av notiser (om det fungerar på din arbetsplats).
  • Samla alla mailadresser i samma inkorg, utom kanske jobb och privat.
• Notiser och appar
  • Det tar tid att bli avbruten av notiser från appar. Stäng av så många notiser som möjligt och tacka inte ja till notiser i nya appar.
  • Ta bort appar som du inte använder. Det går alltid att ladda ner appen igen.
• Bilder
  • Digitalisera fysiska bilder så att även de finns säkerhetskopierade.
  • Organisera bilderna så att det går att njuta av dem, t.ex. i album.
  • Samla allt på ett ställe, t.ex. en gemensam mapp för alla som var med på en viss resa.
  • Säkerhetskopiera bilder med minst en molnlösning. Om du har sparat bilderna på fysisk hårdvara, t.ex. extern hårddisk eller CD-skivor är det viktigt att löpande överföra till modernare system så att du inte förlorar möjligheten att komma åt bilderna ifall du inte skulle ha en CD-läsare längre. Möjliga molntjänster: Apple, Google photo, Adobe lightroom classic, Dropbox.
  • Rensa bilder ofta och löpande, t.ex. när du vill visa dagens bästa bilder vid middagen eller när du vill titta på något när du sitter på toa.
  • Ta en månads bilder per vecka att gå igenom.
  • Använd verktyg som t.ex. Photo Sweeper som hittar dubletter och snarlika bilder.
  • Kolla upp hur systemet du använder säkerhetskopierar dina bilder och att det säkerhetskopierar.
  • Mapp för recept m.m. som du flyttar över bilder till direkt.
  • Stäng av inställningar som gör att bilder tar extra mycket plats, t.ex. iPhone live photo som skapar en liten film när du fotograferar.
• Generellt
  • Vi utsätts för mycket information. Det är viktigt att ta pauser från det, t.ex. springa/gå i skogen utan att lyssna på något. Analog promenad så att huvudet får vila. Det frigör kapacitet.
  • Kreativitet behöver återhämtning.
  • Gör en “braindump” på papper eller i dator där du skriver ner allt du behöver komma ihåg och sedan sorterar in i en kalender eller uppgiftslista (t.ex. Strukturkalendern).
  • Digital ordning är mer diffus men bristande digital ordning kräver mycket energi. Det är avslappnande att ha ett system man litar på. Skriv ner allt i ditt system så att du inte glömmer det. Försök ha ett gemensamt system för allt och gå igenom systemet ofta.

Dagens avsnitt sponsras av Strukturkalendern (strukturkalendern.se).

Bra – bättre – bäst:

Bra: Avlasta huvudet regelbundet, t.ex. genom braindump eller analog promenad.
Bättre: Ha en samlad plats för det du vill komma ihåg.
Bäst: Skapa ett personligt anpassat system, t.ex. i Notion.

Veckans prova på: Ta en analog promenad.

Mer om Helena Nilsson: heliniorganizing.se

Redigering: Marvin Varjus

Musik: Simon Lundberg

Frågor? Skriv till hej(snabel-a)strukturpodden.se eller fyll i kontaktformuläret på strukturpodden.se.

Facebookgrupp: Gå gärna med i vår Facebookgrupp Strukturpodden där du kan ställa frågor, kommentera avsnitten och hjälpa andra som längtar efter mer struktur.

Stötta Strukturpodden: Förutom att dela podden med andra kan du stötta oss på olika sätt, t.ex. köpa Strukturkalendern, handla via våra provisionslänkar eller ge en gåva. Läs mer här.

Hosted on Acast. See acast.com/privacy for more information.