Teknologian avulla voidaan työntekijöitä tukea työskentelemään fiksusti ja sujuvasti

Etevä etäjohtaminen -podcastsarjan vieraana Karoliina Kettukari, Meltlaken modernin työn ja digitaalisten työvälineiden asiantuntija. Vakioääninä Jyväskylän ammattikorkeakoulun projektipäälliköt Hilkka Heikkilä ja Mirva Leppälä. Karoliina Kettukari toimii modernin työn tiimin vetäjänä Meltlake-yrityksessä. Toiminnassa he pyrkivät auttamaan suomalaisia organisaatioita mm. sisäisen viestinnän, tiimityöskentelyn ja työhyvinvoinnin kehittämisessä uusien teknologioiden avulla. Viimeisen vuoden aikana ihmiset ovat nousseet keskiöön teknologian käytön rinnalle uusien työkalujen käyttöönotossa. On paljon hyvin konkreettisia juttuja mitä me oikeasti voimme toteuttaa työkalujen avulla ja parantaa ihmisten työhyvinvointia. Ihmiset usein turhautuvat, kun tieto ei kulje, tai on niin paljon erilaisia työvälineitä, ettei olennaista tietoa löydä. Tämä vaikuttaa suoraan työhyvinvointiin, vie aikaa ja teettää päällekkäistä työtä. Yksi konkreettinen esimerkki toimintatavasta on sopia pelisäännöt siitä missä meidän viestimme liikkuvat. Voimmeko luopua jostain välineestä ja sitoudummeko toimimaan pelisääntöjen mukaan (esim. luopumaan sähköpostien lähettämisestä ja tallentamaan tiedon teamsiin)? Eräänlainen paradoksi: Tarvitsemme fyysistä näkemistä ja läsnäoloa, vaikka harvemminkin, että pystymme sitten etänä olemaan myöskin läsnä. Läheisyyden ylläpitämiseksi etänä on syntynyt esim. virtuaalikahveja, -taukoja tai vaikka taukojumppia. Etäyhteyksissä voidaan myös sopia yhdessä, että pidetään videot päällä ja hyödynnetään erilaisia reaktioita: käden nostoa, taputusta tai hymynaamoja ja saadaan videoon livetilanteen fiilistä. Kokouksessa vietetty aika verrattuna parin vuoden takaiseen on noussut yli 250 % korona-aikana. Helposti tulee fiilis, että minä olen sitä tehokkaampi, mitä enemmän mahdutan päivään palavereja. Ihmisen aivot taas toimivat niin, että me tarvitsemme taukoja ja löysää aikaa, jotta me voimme olla luovia ja keksimme uutta. Tilannetta voisi korjata esim. varaamalla palavereiden alkuun varata yhteisen 10 minuutin höpöttelyhetken. Tai varaamalla 45 minuutin palavereja tunnin sijaan ja tarjoamalla aivoille lepohetken palaverien väliin. Teamsin hyödyllinen ominaisuus: ilmoitus, kun palaverista on 5 minuuttia jäljellä. Tämä ohjaa osallistujia keräämään asiat kokoon ja lopettamaan palaverin. Etäajassa hankalinta on muistaa tehdä samoja asioita kuin mitä läsnä ollessa tekisi, esim. palautteen antaminen ohimennen. Kun livenä on huikannut kollegalle hienosta esityksestä, niin etänä sen huikkauksen voi tehdä kirjoittamalla teamsin kanavalle tai hyödyntämällä gif-kuvia, tarroja tai valmiita kehupohjia. Kalenterissa voisi myös olla vaikka perjantaisin merkintä, että mieti ketä voisit kehua tai tsempata menneestä viikosta. Tai voisiko jopa teamsissa olla oma kanava kehuille? Microsoftilla on Viva-tuoteperhe, jossa on erityyppisiä asioita liittyen tiedonhallintaan, viestinnän kehittämiseen ja työhyvinvointiin. Esim. muistutuksia kokouksista ja niihinliittyvistä dokumenteista tai työajan varaaminen keskittymistä vaativaan työhön. Tällaisilla pienillä vinkeillä teknologia voi auttaa arjessa ihmisten hyvinvoinnissa. Olemme kokeneet aika ison muutoksen viimeisen parin vuoden aikana. Työkalujen ja teknologian avulla voidaan työntekijöitä tukea työskentelemään fiksusti ja sujuvasti. Työkaluja löytyy mm. siihen, että voidaan paremmin olla läsnä työpäivän aikana, lisätä taukoja kalenteriin ja muistaa kehua kavereita. Kannattaa kartoittaa yhdessä koko tiimin kanssa millaisia välineitä ja apukeinoja löytyy ja sopia mitä niistä ryhdytään käyttämään. Teksti: Hilkka Heikkilä Pohdinnat liittyvät Virtual Leaders - Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -projektiin, jota Jamk hallinnoi ja joka toimii Keski-Suomessa 1.9.2020 – 31.8.2023. Rahoittaja: Keski-Suomen ELY-keskus, Suomen rakennerahasto-ohjelma, Euroopan sosiaalirahasto, Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020. Podcastien litteroinnit löytyvät bit.ly/podcastteksti.