Automatisering - Vad är det och hur kommer man igång?

“Det är fullt av automatiseringsidéer ute i verksamheterna. Det gäller bara att fånga in och beskriva dem på ett bra sätt”.

Dagens avsnitt är för dig som tycker det är viktigt med, eller funderar på, det här med automatisering som en del i digitalisering, effektivisering och verksamhetsutveckling. Du kanske funderar på vad automatisering egentligen är och hur man kommer igång? Eller så har ni kommit en bit i er automatiseringsresa men vill ha några tips för hur ni kan fånga upp fler idéer och behov.

Till vår hjälp har vi Tomas Larsson från digitaliseringsstaben i Linköpings kommun som pratar om automatiseringsglasögon och vikten av att släppa det där med tekniken och istället fokusera på behoven i verksamheten. För att hjälpa dig att komma igång i tänket tipsar vi bland annat om triggerfrågor och kontrollfrågor. Det här är de frågor vi nämner i podd-avsnittet:

Triggerfrågor

• Matar du in onödig information i era system?
• Ser information olika ut beroende på vart du tittar?
• Stannar saker upp när någon är sjuk eller bortrest?
• Rättar du administrativa fel?
• Flyttar du information från ett ställe till ett annat?
• Är det något administrativt arbetsmoment som gör dig frustrerad?
• Utför du monotona arbetsuppgifter?
• Finns det kontroller du skulle vilja göra men är för tidskrävande manuellt?
• Skulle det vara ett mervärde att arbetet utförs under hela dygnet?
• Vad använder du Excel till? (Vad skulle hända om Excel försvann?)

Kontrollfrågor

• Är logiska regler för eventuella vägval i processen få och enkla? (“Om det är si gör så”)
• Är undantagen få?
• Är processen manuell?
• Är processen repetitiv?
• Är inputen lika varje gång?
• Är inputen digital?
• Är processen stabil och inga ändringar planerade?
• Är processen realiserad/effektiv?
• Informationen behöver inte kompletteras manuellt under processen?
• Utförs processen många gånger på ett år?
• Är det många medarbetare som utför samma process?
• Innebär processen att hämta information från ett system/program och mata in i ett annat?
• Processen är fri från godkännande där autentisering krävs?
• Förslaget innebär inte att arbetsbelastningen ökar någon annanstans i flödet?

Länkar:

Innovationsguiden: https://innovationsguiden.se/

E-utbildning om automatisering: https://eutbildning.linkoping.se/filmer/automatisering/#/

Program för digital transformation: https://www.linkoping.se/kommun-och-politik/fakta-om-linkoping/regler-och-styrande-dokument/styrande-dokument/program/program-for-digital-transformation/

Linweb om automation (intern länk för anställda i Linköpings kommun): http://linweb.linkoping.se/var-kommun/digitalisering/automatisering

Automatisering i välfärden: https://rapporter.skr.se/automatisering-i-valfarden.html

Musiken i detta avsnitt är delar tagna ur Evan Schaeffer's Around the Bend. CC Attribution License tagen från http://freemusicarchive.org/music/Evan_Schaeffer/Glow_1216/Evan_Schaeffer_-_09_-_Around_the_Bend_1887